Cloud9 Travel Privacybeleid 25 mei 2018

Privacy en veiligheid

Cloud9 Travel verwerkt persoonsgegevens van haar klanten, websitebezoekers en andere contactpersonen. Wij doen dit om onze klanten zo goed mogelijk te helpen en onze doelstellingen te bereiken. U laat bij Cloud9 Travel uw gegevens dus achter en wij kunnen ons voorstellen dat u graag wilt weten waarom persoonlijke data wordt opgevraagd en wat we ermee doen. In dit privacy statement leggen we uit waarom en op welke manier wij uw persoonsgegevens verwerken.

Ten eerste vinden wij dat u erop moet kunnen vertrouwen dat (uw) persoonlijke informatie met grote zorgvuldigheid wordt behandeld. In dit privacy beleid beschrijven we hoe wij persoonlijke informatie verzamelen en verwerken, uiteraard rekening houdend met uw toestemming wanneer deze wettelijk is vereist. Wij adviseren u dit document goed door te lezen samen met de algemene voorwaarden, indien deze voor u van toepassing is. Heeft u nog vragen na het lezen? Neem dan contact op.

Op onze website of in onze (online) folders kunnen links (verwijzingen) zitten die naar andere bedrijven en hun diensten of producten linken. Wij zijn niet verantwoordelijk voor (het naleven van) dat beleid of de producten of diensten van andere bedrijven. Daarom adviseren wij u altijd het betreffende privacybeleid goed door te lezen.

Wie zijn wij

Wij zijn Cloud9 Travel: Een organisator/reisbureau van heliskireizen en catskireizen in Amsterdam. Dit privacy statement ziet op al onze verwerkingen – ook indien we samen met andere partijen persoonsgegevens verwerken. Wij zijn gevestigd aan de Bloemgracht 32a, 1015 TJ in Amsterdam.

Welke persoonlijke informatie verzamelen we?

Cloud9 Travel verwerkt persoonsgegevens van u omdat u een boeking plaatst, gebruik maakt van de website, een contactformulier invult of zich aanmeldt voor de nieuwsbrief. Onder persoonsgegevens verstaan wij gegevens die betrekking hebben op een natuurlijk persoon. Dit zijn:

NAW gegevens
Telefoonnummer
E-mailadres
Geboortedatum
Geslacht
Gewicht
Ski- en/of snowboard vaardigheden
IP-adres
Internet Gebruiksinformatie

Hoe verzamelen wij persoonsgegevens?

Cloud9 Travel gebruikt uw data om een aantal verschillende redenen. Daarover verder meer. Hoe wij data verwerken, dat leest u hier. We gebruiken data die wij ontvangen van u, maar ook data die wij zelf verzamelen. Denk bijvoorbeeld aan informatie over uw bezoek op de website.

Contact- en boekingsinformatie

Uw contact en boekingsinformatie zijn de gegevens waarmee we u kunnen identificeren, contact met u kunnen opnemen of een boeking mee kunnen realiseren. Dit zijn onder andere uw NAW-gegevens, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum en geslacht. Daarnaast slaan we voor het maken van een boeking ook uw factuuradres, gewicht en ervaring op met betrekking skiën en/of snowboarden. Deze informatie ontvangen wij van de betrokkenen als deze bijvoorbeeld geïnteresseerd is in één van onze diensten.

Ook houden we notulen bij van eventuele besprekingen in ons CRM systeem Pipedrive. Deze notulen kunnen persoonsgegevens bevatten. We communiceren middels verschillende kanalen met onze klanten, bijvoorbeeld telefonisch, via mail en sms/WhatsApp. Om dat mogelijk te maken verwerken wij ook persoonsgegevens.

Nieuwsbrief

De meeste mensen schrijven zich in om up-to-date te blijven met betrekking tot nieuwe reizen, locaties en verhalen over heliskiën of Cloud9 Travel. Ons doel is dan ook om mensen daarvan op de hoogte te houden. Er zijn verschillende manieren waarop we uw data kunnen verzamelen:

U kunt zich inschrijven via de website
U kunt zich inschrijven via een extern platform zoals Facebook
U kunt zich inschrijven door ons direct te vragen

Soms vragen wij meer dan alleen uw e-mailadres. Denk aan uw naam, geslacht en geboortedatum. Zodoende kunnen wij de nieuwsbrief zoveel mogelijk personaliseren voor u als klant. Dit voorkomt tevens dat u e-mails ontvangt die niet interessant zijn.

Wanneer u geen mails wilt ontvangen dan kunt u zich altijd uitschrijven door op de uitschrijflink te klikken onderaan de mail. Daarnaast kunt u een mail sturen naar info@cloud9travel.nl met de vraag om uzelf uit te schrijven. Zo maken we het makkelijk voor iedereen!

Marketing en internetdata

Net zoals vrijwel elke website maakt ook Cloud9 Travel gebruik van het opslaan van internetdata, uw cookie-ID, social-ID, IP-adres en/of surfgedrag. Het doel hiervan is een zo persoonlijk mogelijke ervaring mee te geven aan de gebruiker van onze website. Dit doen we alleen wanneer u ons hiertoe toestemming geeft middels onze cookiemelding.

We kunnen niet zien wie u bent of voor welk bedrijf u werkt.

Ook maken we gebruik van zogenoemde aangepaste doelgroepen op diverse social media. Dit houdt bijvoorbeeld in dat we herkennen dat u op onze website bent geweest. Vervolgens sturen we een relevante advertentie via een medium als Facebook, Instagram of LinkedIn.

Als u deze advertenties van Cloud9 Travel niet wilt ziet op de Facebook, Instagram en LinkedIn, dan kunt u zich hiervoor afmelden middels onderstaande links:

Het kan zo zijn dat u na het afmelden alsnog een advertentie van Cloud9 Travel te zien krijgt. Dit is het geval wanneer u in de algemene doelgroep (ook wel ‘opgeslagen doelgroep’) valt waar wij onze advertenties op richten.

Verbeteren van onze website

Om de prestaties van onze website te verbeteren verzamelen we persoonsgegevens. Dit gebeurd onder andere op basis van eerdere bezoeken op onze website waar wij kunnen zien welke pagina’s u heeft bezocht. We kijken bijvoorbeeld naar cookies, uw IP-adres en browser en welke pagina’s interessant voor u waren.

Overige persoonlijke informatie

Dit is informatie die we kunnen verkrijgen uit openbaar beschikbare bronnen. We kunnen ook informatie verzamelen over anderen als u deze aan ons verstrekt. Dit is bijvoorbeeld informatie over een kennis die graag meer wilt weten over een van onze reizen.

Waarom verzamelen wij uw gegevens?

Vanwege de aard van onze diensten verzamelen we informatie over u. Het is voor ons belangrijk om het proces van het leveren van onze diensten zo eenvoudig, persoonlijk en betrouwbaar mogelijk te maken. Wij zijn steeds op zoek naar manieren om onze diensten te verbeteren en ze zoveel mogelijk af te stemmen op uw persoonlijke behoeften. Daarom kunnen we, met uw toestemming voor zover vereist, persoonlijke data verzamelen voor de volgende doelen:

De levering van onze diensten

We gebruiken contact- en adresgegevens voor onze administratieve processen en het realiseren van de boekingen. Deze activiteiten omvatten onder andere ondersteuning/service en facturatie.

Verbetering van onze diensten

Cloud9 Travel verzamelt uw surf-, zoek- en contactgedrag gebaseerd op cookie technieken, uw IP-adres en het advertentienummer dat is gekoppeld aan het apparaat waarmee u surft. Op deze manier kunnen we zien welke pagina’s, stukken tekst en afbeeldingen jullie sterk vinden en welke we moeten verbeteren. Zo kunnen wij onze website steeds beter laten presteren voor onze gebruiker. Daarnaast kunnen wij op deze wijze relevante informatie naar u communiceren en dit zoveel mogelijk personaliseren.

Feedback

We kunnen uw contactgegevens gebruiken voor het vragen van feedback over onze diensten en de diensten van onze partners. Dit doen we alleen wanneer u ons hiertoe toestemming geeft.

Voldoen aan onze wettelijke verplichting

We kunnen wettelijk verplicht worden om persoonlijke informatie bekend te maken in het kader van een juridisch proces of indien handhavende instanties dit vereisen. Om te voldoen aan de voorwaarden van een geldig juridisch proces kunnen we deze informatie bekendmaken zonder dat u dit weet, zonder uw toestemming en zonder u hiervan op de hoogte te brengen. We behouden tevens het recht voor de toegang tot persoonlijke informatie door autoriteiten aan te vechten.

Gebruik anonieme informatie

We kunnen anonieme informatie gebruiken voor het ontwikkelen van rapportages en analyses over welke soorten content en/of advertenties bekeken of overgeslagen worden, voor onderzoek en voor andere legitieme zakelijke doelen.

Aan wie kunnen we uw persoonlijke informatie eventueel bekendmaken?

Bij Cloud9 Travel hechten we veel waarde aan het beschermen van persoonlijke informatie. Daarom delen wij enkel data met betrokkenen en partners indien dit strikt nodig is om onze diensten te leveren of om de ervaring van onze klanten en gebruikers te verbeteren. Wij eisen dat zij net zo zorgzaam omgaan met uw informatie als wij dat doen. Daarnaast zijn zij enkel toegestaan om deze data te gebruiken voor het doel waarvoor ze gedeeld zijn.

Wij kunnen, met toestemming voor zover vereist, uw persoonlijke informatie doorgeven aan derden. Dit geldt tevens voor derden in landen buiten de EU en Zwitserland waar de privacy regels afwijken van de regels die hier van toepassing zijn.

Medewerkers van Cloud9 Travel

Onze medewerkers kunnen met toestemming toegang krijgen tot uw persoonlijke informatie. Deze groep is en zal beperkt blijven tot enkel de medewerkers die deze informatie nodig hebben om onze diensten te leveren of de prestaties te verbeteren. Daarnaast ontvangen zij enkel de informatie die nodig zijn voor het doel waarvoor ze gedeeld zijn.

Partners

Om onze diensten te realiseren is het nodig om uw persoonlijke informatie te delen met onze partners. Dit omvat NAW-gegevens en verdere informatie die nodig zijn om uw boeking te realiseren.

Daarnaast werken wij samen met marketing- en media partners die met ons aan één doel werken: De ervaring van Cloud9 Travel zowel offline als online zoveel mogelijk te optimaliseren en te personaliseren. Denk aan partners die functioneren als intermediair voor websites en advertentieplatformen.

Koper van ons bedrijf

Indien een ander bedrijf Cloud9 Travel overneemt of activa overneemt van Cloud9 Travel waarin of waaronder uw persoonlijke informatie begrepen is of valt, krijgt dat bedrijf de door ons verzamelde persoonlijke informatie in bezit en gaan de rechten en verplichtingen van dit privacy beleid ten aanzien van uw persoonlijke informatie op dat bedrijf over.

Andere derden

We kunnen indien nodig ook persoonlijke informatie delen met zorgvuldig geselecteerde derden, dit zijn geen ontvangers maar ‘verwerkers’. Dit doen we alleen wanneer het bekendmaken van de gegevens noodzakelijk is voor het leveren/uitvoeren van onze diensten. Voor zover wettelijk verplicht zullen we daar eerst uw toestemming voor vragen. Lees verderop meer over met wie wij uw gegevens delen.

Hoe beschermen wij uw persoonlijke informatie?

Alle persoonlijke gegevens worden veilig opgeslagen in onze database welke is beveiligd door het gebruik van Network Firewalls en daarnaast wordt de toegang gecontroleerd zodat onbevoegde toegang wordt vermeden. Uw informatie wordt volledig vertrouwelijk en discreet behandeld. Wij eisen dat derden net zo zorgzaam omgaan met uw informatie als wij dat doen. Daarnaast zijn zij enkel toegestaan om deze data te gebruiken voor het doel waarvoor ze gedeeld zijn. Wanneer u het gevoel heeft dat dit niet gebeurd, laat het ons dan direct weten via info@cloud9travel.nl.

We hebben verder nog diverse andere zaken doorgevoerd om uw data te beschermen. Deze bestaan uit technische en beleidsmatige oplossingen die afhankelijk zijn van het soort data dat u met ons deelt. Denk bijvoorbeeld aan een beveiliging door middel van een wachtwoord, antivirus en toegangscontrole voor (nieuwe) medewerkers en partners.

Om ons platform te verbeteren gebruiken we het statistiekenprogramma Google Analytics. Om de anonimiteit van u als bezoeker te beschermen hebben we verschillende maatregelen getroffen. Zo is er een bewerkersovereenkomst met Google (Analytics) afgesloten en wordt het laatste octet (cijfergroep) van elk IP-adres verwijderd voordat een IP-adres verwerkt wordt door Google Analytics. Daarnaast is de optie gegevens delen uitgeschakeld, hierdoor worden er geen gegevens met Google Analytics gedeeld. Zo waarborgen we uw anonimiteit.

Hoe lang bewaren we persoonlijke informatie?

Cloud9 Travel bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Bovenstaande geldt te allen tijde, tenzij er een wettelijke verplichting is om persoonlijke informatie langer te bewaren. Gegevens met betrekking tot het leveren van onze diensten bewaren wij maximaal 7 jaar.

Wanneer u zich uitschrijft voor onze nieuwsbrief, worden uw persoonsgegevens binnen 3 maanden uit het systeem verwijderd.

Rechten

Onder de GDPR heeft iedereen een aantal rechten. Wij doen ons best om hieraan te voldoen. Om van uw rechten gebruik te maken kun u contact opnemen via info@cloud9travel.nl. Onderstaand uw rechten:

Informatie en inzage: u kunt inzien welke persoonsgegevens we van u verwerken. We vertellen u dan ook graag meer over ‘hoe en waarom’ we die gegevens verwerken.
Rectificatie: Heeft u het idee dat we verkeerde gegevens van u hebben? Laat het ons dan weten, dan passen we het aan.
Vergetelheid: U kunt de persoonsgegevens die wij van u hebben verwijderen. Het kan zijn dat we voor andere doeleinden (administratie of ontdubbelen bijvoorbeeld) die gegevens dan nog wel moeten verwerken.
Beperking: Heeft u het idee dat wij uw persoonsgegevens onrechtmatig of onjuist verwerken, dan kunt u die verwerking ook laten beperken.
Bezwaar (verzet): Voor de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u bezwaar indienen. Gaat het om marketing? Dan zullen we die verwerking zo snel mogelijk beëindigen.
Overdraagbaarheid: Dit is een nieuw recht onder de AVG om uw persoonsgegevens over te (laten) dragen. Mocht u hier gebruik van willen maken, neem dan even contact met ons op.

Wij nemen uw verzoek binnen 2 weken in behandeling. U kunt uw verzoek aan ons e-mailen via info@cloud9travel.nl.

Derden

Voor de uitvoering van onze dienstverlening schakelen wij dienstverleners in. Dit zijn geen ´derde ontvangers´ maar verwerkers. Wij werken bijvoorbeeld samen met de onderstaande leveranciers:

CRM software van Pipedrive
De cloud omgeving Google Drive
Website statistieken van Google Analytics
Website statistieken van Facebook
Website statistieken van LinkedIn
Call-tracking met Cookie
Het boekhoudprogramma Basecone
Het boekhoudprogramma Liftoff

We eisen van alle derden dat ze de informatie vertrouwelijk behandelen en veilig beschermen en deze alleen gebruiken voor het aan ons leveren van de genoemde producten of diensten. Het is mogelijk dat we ook wettelijk verplicht zijn persoonsgegevens bekend te maken aan autoriteiten of andere derden.

Wij verkopen nooit uw persoonlijke informatie aan derde partijen en zullen nooit uw data misbruiken.

Cookies

Cookies zijn kleine blokjes informatie die uw internetbrowser opslaat en waarmee gegevens over uw browsertype, uw besturingssysteem, de internetpagina’s die u heeft bezocht, de duur van die bezoeken, de content en advertenties die u bekeken heeft en andere zogeheten clickstream gegevens worden verzameld.

Wij plaatsen cookies op onze website met als doel de website te verbeteren en voor het efficiënt uitvoeren van online campagnes. Houd er rekening mee dat het uitzetten van cookies gevolgen kan hebben voor de werking van de website. Lees meer over cookies op cloud9travel.nl in ons cookiebeleid.

Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor wijzigingen in deze privacyverklaring aan te brengen. De wijzigingen treden in werking op het aangekondigde tijdstip van inwerkingtreding.

Als u het idee heeft dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via info@cloud9travel.nl.

Deze privacyverklaring is geldig vanaf 25 mei 2018.